Rechnung schreiben in den USA
Die USA haben keine Bundesumsatzsteuer und kein einheitliches Rechnungsformat. Stattdessen gibt es Sales Tax auf Bundesstaatenebene, EIN-Nummern und 1099-Meldepflichten. Einfaches Konzept, komplexe Umsetzung. Hier findest du alles, was du wissen musst.
Warum die US-Rechnungsregeln wichtig sind
Die Vereinigten Staaten haben keine bundesweite Mehrwertsteuer. Klingt einfach, bis du feststellst, dass es über 13.000 Sales-Tax-Jurisdiktionen gibt, jede mit eigenen Sätzen und Regeln. Manche Bundesstaaten erheben gar keine Sales Tax. Andere besteuern Dienstleistungen anders als Waren. Der IRS verlangt 1099-Meldungen für Zahlungen an Auftragnehmer über 600 USD, und Unternehmen brauchen eine EIN (Employer Identification Number) für Steuerzwecke. Es gibt keine gesetzliche Pflicht für ein bestimmtes Rechnungsformat, aber fehlende Angaben können Zahlungen verzögern, deine Steuererklärung verkomplizieren und bei Prüfungen Probleme bereiten. Klare Rechnungspraktiken von Anfang an machen alles einfacher.
Wichtige Steuer- und Rechnungsfakten
Empfohlene Pflichtangaben auf einer US-Rechnung
- Name und Anschrift deines Unternehmens
- Deine EIN oder SSN (bei Einzelunternehmern)
- Name und Anschrift des Kunden
- Eine einmalige Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
- Menge und Einzelpreis pro Position
- Anfallende Sales Tax (Satz und Betrag) falls erforderlich
- Fälliger Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen (z.B. NET 30, NET 60, fällig bei Erhalt)
- Zahlungsweg und Anweisungen (Bankverbindung, Scheck zahlbar an, Online-Zahlungslink)
- Verzugszinsen falls vereinbart
- Bestellnummer (Purchase Order Number) falls vom Kunden verlangt
- Bundesstaatspezifische Angaben falls erforderlich (z.B. Contractor-Lizenznummer)
Rechnungsguides für Nachbarländer
Noch Fragen?
Muss ich auf meinen Rechnungen Sales Tax ausweisen?
Das hängt von drei Faktoren ab: was du verkaufst, wo dein Kunde sitzt und ob du in dessen Bundesstaat Nexus hast. Physische Waren sind in den meisten Staaten steuerpflichtig. Bei Dienstleistungen variiert es stark. Seit dem South-Dakota-v.-Wayfair-Urteil von 2018 gilt in den meisten Staaten Economic Nexus ab einer Umsatz- oder Transaktionsschwelle (typisch 100.000 USD oder 200 Transaktionen). Bei Nexus musst du dich registrieren, Sales Tax einziehen und abführen.
Was ist der Unterschied zwischen W-9 und 1099?
Ein W-9 ist ein Formular, das du von US-Auftragnehmern und Lieferanten vor der Zahlung einholst. Es enthält deren Taxpayer Identification Number (TIN). Eine 1099-NEC ist das Formular, das du am Jahresende beim IRS einreichst und Zahlungen ab 600 USD pro Auftragnehmer meldest. Die W-9-Daten fließen in die 1099 ein. Beides ist unverzichtbar für die Steuer-Compliance.
Gibt es ein gesetzlich vorgeschriebenes Rechnungsformat in den USA?
Nein. Anders als in der EU gibt es in den USA kein bundesweit vorgeschriebenes Rechnungsformat. Klare und vollständige Rechnungen helfen aber, pünktliche Zahlungen sicherzustellen, die Buchhaltung zu vereinfachen und Streitigkeiten zu vermeiden. Deine Geschäftsdaten, eine einmalige Rechnungsnummer, Positionen mit Preisen, Zahlungsbedingungen und anfallende Sales Tax decken die praktische Grundlage ab.
Wie handle ich die Rechnungsstellung an internationale Kunden?
Bei internationalen Kunden fällt auf exportierte Dienstleistungen in der Regel keine Sales Tax an. Du kannst in der Kundenwährung fakturieren, musst aber Einkünfte in USD an den IRS melden. Banküberweisungen (SWIFT) oder internationale Zahlungsplattformen sind für grenzüberschreitende Zahlungen üblich. Gib deine Routing Number und den SWIFT-Code auf der Rechnung an.
Wie lange sollte ich Rechnungsunterlagen in den USA aufbewahren?
Der IRS empfiehlt, alle Steuerunterlagen einschließlich Rechnungen mindestens 3 Jahre ab dem Datum der Steuererklärung aufzubewahren. Bei Einkommensunterschätzung von über 25% verlängert sich die Frist auf 6 Jahre. Viele Steuerberater empfehlen 7 Jahre als sichere Faustregel. Die Anforderungen der Bundesstaaten können abweichen.
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