Rechnungsnummern richtig vergeben
Fortlaufend, eindeutig, lückenlos. Die Regeln sind einfach, wenn man sie einmal kennt. Hier ist alles, was du wissen musst.
Warum die Rechnungsnummer so wichtig ist
Die Rechnungsnummer ist keine blosse Formalität. Sie ist eine Pflichtangabe nach §14 Abs. 4 UStG. Eine fortlaufende Rechnungsnummer schafft einen lückenlosen Prüfpfad für das Finanzamt. Sie beweist, dass keine Rechnungen unterschlagen oder gelöscht wurden. Sie macht deine Buchhaltung nachvollziehbar. Und sie signalisiert deinen Kunden Professionalität. Wer es falsch macht, riskiert Beanstandungen bei der Betriebsprüfung.
Regeln für Rechnungsnummern
- Muss fortlaufend sein, eine lückenlose Nummernfolge ist Pflicht
- Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden
- Darf Präfixe wie Jahreszahl oder Kundenkennung enthalten (2026-001, RE-2026-0042)
- Muss eine eindeutige Identifikation der Rechnung ermöglichen
- Darf nach Löschung nicht neu vergeben werden
- Beispielformate: 2026-001, RE-2026-0042, INV-2026-001
Noch Fragen?
Darf ich die Nummerierung jedes Jahr neu starten?
Ja, solange die Kombination aus Präfix und Nummer eindeutig bleibt. Viele Unternehmen nutzen ein Jahrespräfix wie 2026-001 und setzen den Zähler im Januar zurück. Innerhalb des Jahres muss die Folge trotzdem lückenlos sein.
Was passiert, wenn ich eine Nummer überspringe?
Dokumentiere es. Halte in deinen Unterlagen kurz fest, warum die Lücke entstanden ist. Versuche nicht, sie nachträglich zu füllen. Dem Finanzamt ist Transparenz wichtiger als Perfektion.
Darf die Rechnungsnummer Buchstaben enthalten?
Ja. Buchstaben sind als Präfix oder Suffix erlaubt. Gängige Muster sind Jahrespräfixe (2026-001), Kundenkürzel (ACME-042) oder Dokumenttypen (RE-2026-0042). Der fortlaufende Teil muss numerisch bleiben.
Welches Format sollte ich verwenden?
Es gibt kein einziges vorgeschriebenes Format. Wähle eines, das klar, sortierbar und skalierbar ist. Jahresbasierte Nummerierung wie 2026-001 ist verbreitet. Führende Nullen sorgen für korrekte Sortierung. Billstride übernimmt das automatisch.
Vergibt Billstride Rechnungsnummern automatisch?
Ja. Billstride erzeugt fortlaufende Rechnungsnummern für dich. Du kannst ein Präfix konfigurieren und der Zähler zählt automatisch hoch. Keine Lücken, keine Duplikate.
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