Länderguide

Rechnung schreiben in Belgien

Belgien hat ein dreisprachiges Steuersystem mit regionalen Besonderheiten. Zwischen TVA, BTW und MwSt. in drei Sprachgemeinschaften ist es wichtig zu wissen, welche Regeln wo gelten.

Warum belgische Rechnungsregeln wichtig sind

Belgien liegt im Herzen des europäischen Handels. Das föderale Steuersystem wird vom SPF Finances / FOD Financiën verwaltet, aber durch die drei Amtssprachen (Französisch, Niederländisch, Deutsch) unterscheiden sich Begriffe und Verwaltungspraxis je nach Region. Rechnungen müssen strenge inhaltliche Anforderungen nach dem belgischen MwSt.-Gesetzbuch erfüllen. Eine unvollständige Rechnung verhindert, dass dein Kunde die Vorsteuer abziehen kann. Das sorgt für unnötige Reibung in der Geschäftsbeziehung. Mit der Peppol-Pflicht für öffentliche Aufträge und dem wachsenden Trend zur B2B-E-Rechnung lohnt es sich, die Rechnungsprozesse sauber aufzusetzen.

Wichtige Steuer- und Rechnungsfakten

TVA/BTW-Sätze
Der Regelsatz beträgt 21%. Der 12%-Satz gilt für bestimmten Sozialwohnungsbau, Restaurantmahlzeiten und Catering. Der 6%-Satz deckt Grundbedürfnisse wie Lebensmittel, Wasser, Arzneimittel, Bücher und Renovierungen von Privatwohnungen ab, die älter als 10 Jahre sind. 0% gelten für innergemeinschaftliche Lieferungen und Exporte.
Steuerliche Identifikation
Jedes belgische Unternehmen erhält bei der Anmeldung eine BCE/KBO-Unternehmensnummer. Deine TVA/BTW-Nummer leitet sich davon ab, mit dem Präfix BE. Beide müssen auf Rechnungen stehen. Für grenzüberschreitende EU-Geschäfte dient die TVA/BTW-Nummer gleichzeitig als EU-USt-IdNr.
Peppol-E-Rechnung
Seit 2024 müssen alle Rechnungen an belgische Bundesbehörden über Peppol gesendet werden. Flandern und Wallonien haben eigene Pflichten für regionale und lokale Verwaltungen eingeführt. Die B2B-E-Rechnungspflicht wird voraussichtlich 2026 im Rahmen der belgischen E-Rechnungs-Roadmap kommen.
Dreisprachige Verwaltung
Belgien hat drei Amtssprachen: Niederländisch (Flandern), Französisch (Wallonien) und Deutsch (Ostbelgien). Rechnungen müssen per Gesetz nicht in einer bestimmten Sprache sein, aber die Sprache des Kunden zu nutzen ist üblich. Behördenrechnungen folgen den regionalen Sprachregelungen.
Gängige Zahlungsmethoden
Banküberweisung (virement/overschrijving) ist Standard im B2B-Bereich. Bancontact dominiert den Konsumentenzahlungsverkehr. SEPA-Lastschrift wird häufig für wiederkehrende Abrechnungen genutzt. Kreditkarten und PayPal kommen eher im B2C und internationalen Geschäft zum Einsatz.
Währung
Euro (EUR). Alle inländischen Rechnungen müssen in EUR ausgestellt werden. Fremdwährungsrechnungen für internationale Kunden sind möglich, aber TVA/BTW-Beträge müssen immer in EUR zum EZB-Kurs angegeben werden.

Pflichtangaben auf einer belgischen Rechnung

  • Vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten
  • Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
  • TVA/BTW-Nummer (Format: BE 0XXX.XXX.XXX)
  • BCE/KBO-Unternehmensnummer
  • TVA/BTW-Nummer des Kunden (bei B2B-Geschäften)
  • Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Liefer- oder Leistungsdatum
  • Detaillierte Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
  • Menge und Einzelpreis (netto) pro Position
  • Anzuwendender TVA/BTW-Satz pro Position (21%, 12%, 6% oder 0%)
  • Nettobetrag, TVA/BTW-Betrag und Bruttobetrag je Steuersatz
  • Hinweis auf Steuerbefreiung (z.B. Artikel 39bis für innergemeinschaftliche Lieferungen)
  • Zahlungsbedingungen und Bankverbindung (IBAN, BIC)

Umsatzsteuersätze in Belgien

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Noch Fragen?

Muss ich mich in Belgien zur TVA/BTW anmelden?

Wenn du in Belgien steuerpflichtige wirtschaftliche Tätigkeiten ausübst, musst du dich beim SPF Finances / FOD Financiën für die TVA/BTW registrieren. Es gibt keine Kleinunternehmerbefreiung wie in manchen EU-Ländern. Allerdings bietet Belgien für bestimmte kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 25.000 EUR ein vereinfachtes MwSt.-Verfahren (forfaitaire regeling).

Was ist die BCE/KBO-Nummer?

Die BCE (Banque-Carrefour des Entreprises) bzw. KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen) ist das zentrale Unternehmensregister Belgiens. Jedes Unternehmen bekommt bei der Anmeldung eine 10-stellige Unternehmensnummer. Sie bildet die Grundlage für deine TVA/BTW-Nummer und muss auf allen Geschäftsdokumenten stehen.

Ist die E-Rechnung in Belgien Pflicht?

Für Rechnungen an belgische Bundesbehörden ist die Peppol-E-Rechnung seit 2024 Pflicht. Die Regionalregierungen in Flandern und Wallonien verlangen ebenfalls elektronische Rechnungen. Für B2B-Geschäfte wird die E-Rechnungspflicht voraussichtlich 2026 eingeführt, im Einklang mit dem EU-weiten ViDA-Rahmen.

In welcher Sprache soll ich in Belgien fakturieren?

Das belgische Recht schreibt keine bestimmte Rechnungssprache vor. In der Praxis fakturierst du in der Sprache der Region deines Kunden: Niederländisch für Flandern, Französisch für Wallonien, beides für Brüssel. Für Behördenaufträge gilt die Sprache des Auftraggebers. Internationale Rechnungen werden typischerweise auf Englisch oder in der vereinbarten Sprache ausgestellt.

Wie lange muss ich Rechnungen in Belgien aufbewahren?

7 Jahre für reguläre Geschäftsrechnungen, gerechnet ab dem 1. Januar des Jahres nach dem Rechnungsdatum. Bei Rechnungen im Zusammenhang mit Immobilien verlängert sich die Frist auf 15 Jahre. Digitale Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Rechnungen lesbar, vollständig und unverändert bleiben.

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