E-Rechnungspflicht. Was sich 2025 ändert.
Deutschland führt die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich ein. Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Der Versand folgt stufenweise.
Die E-Rechnungspflicht im Überblick
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Reine PDF-Rechnungen genügen ab 2028 im B2B-Bereich nicht mehr. Akzeptierte Formate sind XRechnung (auf Basis von UBL oder CII), ZUGFeRD 2.x (auf Basis von CII) und Factur-X (auf Basis von CII). Der Übergang erfolgt in Phasen: Empfangen ist sofort Pflicht, der Versand wird in den nächsten Jahren schrittweise verpflichtend. Die Regelung betrifft alle inländischen B2B-Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen.
Der stufenweise Zeitplan
1. Januar 2025: Empfang wird Pflicht
Jedes B2B-Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen in einem strukturierten Format empfangen und verarbeiten können. Das gilt unabhängig von Unternehmensgröße oder Umsatz.
2025-2026: Versand ist freiwillig
Unternehmen können freiwillig E-Rechnungen versenden. Papier- und PDF-Rechnungen werden in dieser Übergangsphase weiterhin akzeptiert. Ein guter Zeitpunkt, um die Tools einzurichten und den Ablauf zu testen.
1. Januar 2027: Größere Unternehmen müssen senden
Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Jahresumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen für alle B2B-Umsätze versenden. Kleinere Unternehmen haben noch ein weiteres Jahr Zeit.
1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen senden
Die E-Rechnung wird für alle B2B-Umsätze verpflichtend, unabhängig vom Umsatz. Reine PDF-Rechnungen werden nicht mehr akzeptiert. Jede Rechnung muss ein strukturiertes Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD enthalten.
Was du brauchst
- Rechnungssoftware, die XRechnung oder ZUGFeRD 2.x unterstützt
- Die Möglichkeit, strukturierte E-Rechnungen von deinen Lieferanten zu empfangen und zu verarbeiten
- Ein System zur Archivierung von E-Rechnungen im elektronischen Originalformat für 10 Jahre
- Einen Testlauf mit einer echten E-Rechnung, bevor die Versandpflicht für dich greift
Noch Fragen?
Was zählt als E-Rechnung im Sinne der Pflicht?
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument in einem maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.x. Ein normales PDF reicht nicht, weil es nicht automatisch verarbeitet werden kann. Die Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Gilt das auch für Rechnungen an Privatpersonen (B2C)?
Nein. Die Pflicht betrifft nur inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen und können weiterhin als PDF oder Papier versendet werden.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD bettet strukturierte XML-Daten in ein PDF ein, sodass Menschen das PDF lesen können, während Maschinen die XML-Daten verarbeiten. Beide Formate sind unter der Pflicht akzeptiert. ZUGFeRD 2.x basiert auf demselben CII-Standard.
Gibt es Strafen bei Nichteinhaltung?
Während der Übergangsphase sind keine Strafen für Unternehmen vorgesehen, die noch keine E-Rechnungen versenden können. Ab 2028 kann es allerdings sein, dass nicht konforme Rechnungen nicht für den Vorsteuerabzug anerkannt werden. Die Empfangspflicht gilt bereits jetzt.
Unterstützt Billstride die deutschen E-Rechnungsformate?
Ja. Billstride erstellt ZUGFeRD-konforme Rechnungen mit eingebetteten strukturierten Daten. Deine Rechnungen erfüllen die EN-16931-Norm direkt nach Erstellung, du bist also sowohl beim Empfang als auch beim Versand abgedeckt. €0.30 pro Rechnung, kein Abo.
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